Meine Tool-Empfehlungen
für Selbständige

Selbständige haben eine Menge zu wuppen. Wie gut, dass es viele digitale Helferlein gibt. Da den Überblick zu behalten ist nicht einfach. In diesem Beitrag gebe ich Ihnen einen Einblick in meine digitale Werkzeugkiste und erzähle, welche Tools mir das Leben erleichtern.
Wand mit Werkzeugen © Barn Images – unsplash.com

Im Laufe meiner Selbständigkeit habe ich viele Tools getestet. In diesem Beitrag habe ich meine aktuellen Favoriten zusammengestellt. Die Tools sind alle webbasiert oder stehen für verschiedene Systeme zur Verfügung.

Fröhliches Stöbern!

🤓

Administratives

Digitaler Workspace: Notion

Vor einiger Zeit hätte hier noch Evernote gestanden. Aber dann habe ich Notion für mich entdeckt. Und Notion ist umfangreicher, flexibler und schöner anzuschauen. Es ist meine Schaltzentrale für nahezu alles. Hier notiere ich Gedanken, hier manage ich Themen für Beiträge, hier plane ich Projekte, hier bereite ich Gespräche vor, hier liegen Infos für Notfälle und vieles mehr. Vor allen Dingen die Möglichkeiten für Datenbanken und interne Verknüpfungen schätze ich sehr. Notion lässt sich sehr flexibel einsetzen. Wenn man sich ein wenig eingefuchst hat, kommt man schnell zurecht. Durch die Synchronisation kann ich auch unterwegs auf alle Notizen zugreifen.

https://www.notion.so/

Digitaler Aktenschrank: DevonThink

Schon seit Jahren läuft mein Büro (bis auf ganz wenige Ausnahmen) papierlos. Alle Unterlagen (Schriftverkehr, Verträge, Gebrauchsanleitungen, …) lege ich in DevonThink ab. Die ganzen Daten könnte man auch via Cloud synchronisieren. Das nutze ich aber nicht.

https://www.devontechnologies.com/de/apps/devonthink

Aufgaben-Manager: todoist

Es gibt viele Aufgaben-Manager. An Todoist hat mich überzeugt, da es optisch sehr reduziert und voller praktischer Funktionen ist. Meine Aufgaben sortiere ich direkt in Tage. So habe ich am jeweiligen Tag immer alles beisammen. Ob Umsatzsteuer-Voranmeldung, Newsletter oder Blumen gießen – todoist erinnert mich auch zuverlässig an wiederkehrende Aufgaben.

https://todoist.com/de

Buchhaltung: Lexoffice

Viele zu lange habe ich meine Buchhaltung old-school gemacht. Ich fühlte mich damit unwohl, meine Buchhaltung komplett in die Cloud zu geben. Welch eine Fehleinschätzung! Eines Tages fragte mich eine Kund, ob ich einen Anbieter empfehlen könnte. Das brachte es ins Rollen. Ich habe mich eingelesen und Anbieter getestet  – und was soll ich sagen: Es ist großartig. Die Buchhaltung ist flott gemacht und im Rechenzentrum (mit Schutz auf Banken-Niveau) viel sicherer als auf meinem Computer.

https://www.lexoffice.de/

Passwort-Tresor: Enpass

Was habe ich mir in meinem Berufsleben schon den Mund fusselig geredet. So viele Selbständige finden ihre Passwörter nicht wieder. Die fliegen irgendwo rum und im Ernstfall sind sie nicht greifbar. Ein ordentlicher Passwort-Manager macht das Leben viel einfacher und sicherer. Enpass ist einer unter diversen Anbietern auf ähnlichem Niveau. In Enpass können Sie Passwörter und andere sensiblen Daten ablegen. Mit einem Klick füllt Enpass online Login-Formulare aus und – schwups – schon sind Sie drin. Einen Generator für sichere Passwörter gibt es auch.

https://www.enpass.io/

Bookmarking: Instapaper

Die einen haben unzählige Tabs offen, ich habe mir Links für später immer gemailt. Ich brauche nicht zu erzählen, wie viele Mails da vor sich hinsiechen. Zwischenzeitlich clippe ich interessante Inhalte direkt in Notion und sortiere sie inhaltlich ein. So finde ich die Infos wieder, wenn ich sie brauche. Alles, was ich später lesen will, landet in Instapaper. Das ist ein schlichter Bookmark-Dienst, um Links zu speichern und z. B. in Ordner zu sortieren. Darüber kann ich die Links dann später aufrufen und lesen. Bestimmt!

https://www.instapaper.com/

🧑‍🎨

Kreation

Schreib-Maschine: Ulysses

Konzentriertes Schreiben kann schon eine Herausforderung sein. Überall lauern Ablenkungen. Ulysses hat sich dem ablenkungsfreien Schreiben verschrieben. Und das klappt wirklich gut. Die Benutzeroberfläche ist sehr reduziert und aufgeräumt. Fürs Schreiben kann man dann alles außer der Schreibfläche ausblenden. Besonders gefällt mir, dass man direkt im Markup schreibt. Das heißt, Sie definieren Zwischenüberschriften, Fettungen und Co. über ein kurzes Zeichen, statt den Textabschnitt zu markieren und einen Button zu drücken. Hat man die wenigen Zeichen dafür in petto, geht das viel flotter und hilft, im Text zu bleiben. Aus Ulysses lassen sich Texte in verschiedenen Formaten exportieren oder direkt nach WordPress übertragen.

https://ulysses.app/

Bildbearbeitung: Affinity Photo

Affinity ist ein günstige Alternative zu Photoshop. Wer sich mit Photoshop auskennt, wird sich schnell an Affinity Photo gewöhnen. Sowohl Funktionsumfang als auch Look & Feel sind stark an dem bekannten Vorbild angelehnt. Wer Bildmaterial für Website, Social Media & Co. aber auch für Drucksachen aufbereiten muss, hat hier eine gute und preisgünstige Lösung.

https://affinity.serif.com/de/photo/

Bild-Komprimierung: TinyJPG

Große Bilder bremsen Websites aus. Das ärgert Nutzer auf mobilen Geräten oder mit schlechtem Internetanschluss, ist aber auch fürs SEO ein Minuspunkt. Mit TinyJPG werden Bilder komprimiert, sprich alles Unnötige aus der Datei entfernt. Im Bild sehen Sie quasi keinen Unterschied, aber die Dateigröße schrumpft spürbar.

https://tinyjpg.com/

Rechtschreibprüfung: LanguageTool

Bevor ich meine Texte in die Welt schicke, lasse ich sie vom LanguageTool auf Rechtschreibung, Grammatik und Stil prüfen. Auch wenn man von solchen Tools kein perfektes Korrektorat erwarten kann, ist das Ergebnis erstaunlich gut. So manch peinlichen Tippfehler hat LanguageTool schon rausgefischt. Bei meinem kleinen Test war das Ergebnis sogar besser als das beim entsprechenden Tool vom Duden-Verlag.

https://languagetool.org/de

Text-Analyse: Wortliga

Über Wortliga lassen sich Lesbarkeit und Sprachmelodie eines Textes messen. Zudem markiert das Tool typische Probleme – zum Beispiel passive Formulierungen, Füllwörter oder zu lange Sätze. Ein hilfreiches Tool, um einen Text lebendiger und besser lesbar zu machen.

https://wortliga.de/textanalyse/

Übersetzungen: DeepL

DeepL ist ein unfassbar guter Übersetzer für aktuell 29 Sprachen. Bei der Qualtität der Übersetzung können Google Translate & Co einpacken – das bestätigen dem kölner Unternehmen auch unabhängige Tests.  Neben Apps für Mac, Windows und iOS gibt es Plugins z. B. für Word und Google Docs, aber auch Add-Ons für die gängigen Browser und Mail-Programme.

https://www.deepl.com/translator

👨‍🔧

Zusammenarbeit

VoIP-Telefonie: Sipgate

Schon seit vielen Jahren nutze ich keinen physischen Telefonanschluss mehr. Meine Telefonanlage läuft komplett virtuell. Bei Sipgate gibt es den virtuellen Telefonanschluss kostenlos mit vielen zubuchbaren Optionen. Das Repertoire umfasst Flatrates, einen Faxanschluss, Weiterleitungen und vieles mehr. Das ganze lässt sich sehr einfach und flexibel nutzen. Über eine Softphone-App können Sie ihren Festnetzanschluss sogar über das Smartphone oder den Computer nutzen. Gerade für Selbständige, die viel unterwegs sind, ist das sehr praktisch.

https://www.sipgate.de

Video-Konferenzen: Zoom

Der Klassiker – und das aus gutem Grund. Während der Pandemie hat die virtuelle Zusammenarbeit einen Boom erlebt – und damit auch Zoom. Zoom ist sehr benutzerfreundlich und mit guten Funktionen ausgestattet. So können Sie z. B.  Ihren Bildschirm teilen, gemeinsam am Whiteboard arbeiten und im Chat schreiben.

https://zoom.us/

👨‍💻

Website, Newsletter & Co.

Web-Hosting: all-inkl.com

Seit fast 20 Jahren ist all-inkl.com der Webhoster meines Vertrauens. Ich habe in den letzten 20+ Jahren viele Provider kennengelernt. Gerade die großen Anbieter nerven mit schlechter Performance und umständlichen Support. Bei all-inkl.com gibt es sehr gut ausgestattete Webhosting-Pakete zum fairen Preis, eine Top-Performance und einen erstklassigen Support.

www.all-inkl.com (Partnerlink)

Content-Management-System: WordPress

Auch wenn ich mit dem neuen Gutenberg-Editor fremdel: WordPress ist zurecht einer der großen Player im CMS-Bereich. Es ermöglicht flexibel Websites zu erstellen und auch für Laien selbst zu bearbeiten. Mit Plugins ist die Basis-Version flexibel erweiterbar. Wenn man auf übertriebene Baukästen-Systeme und überfrachtete Themes verzichtet, sind schlanke und schnelle Websites realisierbar, die auch in den Suchmaschinen punkten.

https://de.wordpress.org/

Newsletter: CleverReach

Wer ein Newsletter-System sucht und die DSGVO-Vorgaben erfüllen möchte, kommt kaum um einen deutschen oder europäischen Anbieter vorbei. Auch wenn ich bis heute noch nicht den perfekten Anbieter gefunden habe, ist CleverReach meine erste Wahl. In letzter hat sich z. B. mit dem neuen Editor einiges positiv entwickelt. CleverReach ist solide und aufgeräumt. Die Tarife sind fair und die Zustellquoten ordentlich. Nur ein paar Verbesserungen in der Benutzerführung wünsche ich mir – aber die sind im Alltag nicht entscheidend.

https://www.cleverreach.com/de-de/

🕵️‍♂️

Suchmaschinenoptimierung (SEO)

SEO-Analyse: Google Search Console

Der unbekanntere Bruder von Google Analytics – aber nicht weniger interessant. Die Google Search Console bietet spannende Einblicke. Welche Seiten wurden aufgerufen und über welche Suchbegriffe wurden sie gefunden? Wie oft wird eine Seite in den Suchergebnissen angezeigt, wie oft angeklickt? Zudem gibt es Analysen und Tipps zu SEO-relevanten Faktoren.

https://search.google.com/search-console/

Ladezeiten-Test: PageSpeed Insight

Ein weiteres Tool von Google. Es misst die Ladezeiten sowohl für Mobil als auch für Computer. Gerade im mobilen Bereich schwächeln viele Websites. Wer gute Platzierungen bei Google erreichen will, sollte diesen Punkt nicht vernachlässigen. Dazu gibt es konkrete Analysen und Tipps, um die Ladezeit zu verbessern.

https://pagespeed.web.dev/

Ladezeiten-Test: Pingdom

Ein weiteres praktisches Toll, um die Ladezeiten zu messen. Hier nicht durch die Google-Brille, sondern kalte Zahlen. Wie schnell lädt die Webseite, wie groß ist die Seite, wieviele Ressourcen werden geladen? Pingom misst die Performance einer Webseite und gibt Einblicke in verschiedene Faktoren. Gute Einblicke für eine gezielte Optimierung.

https://tools.pingdom.com/

Ranking-Check: Ranking-Spy

Mit Ranking-Spy können sie das Suchmaschinen-Ranking einer Domain zu verschiedenen Keywords checken. Und das nicht nur für Ihre eigene Website. Ein einfaches und praktisches Tool.

https://www.ranking-spy.com/ranking/

SEO-Analyse: Sistrix

Der Primus unter den SEO-Suites – und das völlig zurecht. Ich habe mir einige Tools angeschaut und Sistrix hat mir am besten gefallen. Ob Keywords, Backlinks oder Wettbewerb – wer seine Website für Suchmaschinen optimieren möchte, findet hier wertvolle Daten. Sistrix ist sehr umfangreich und aufgeräumt.

https://www.sistrix.de/

Content-Optimierung: surferSEO

SurferSEO bietet eine umfangreiche Content-Analyse. Dort können Sie ihren Text mit den Inhalten der Top-Rankings abgleichen und wertvolle Informationen mitnehmen. Welche Formulierungen sollten Sie häufiger verwenden, welche weniger? Ist der Text zu kurz oder zu lang? Fehlen interne Links? Die Analysen sind sehr umfangreich. Im Content Editor lassen sich Texte direkt anpassen und »live« checken.

https://surferseo.com/

SEO-Analyse: Ubersuggest

Ubersuggest gibt einen schnellen Überblick über die Suchmaschinen-Sichtbarkeit einer Domain. Wie viele Keywords ranken? ie viele Klicks werden generiert? Wie ist die Domain Authority? Auch zu einzelnen Keywords gibt es Einblicke – zum Beispiel das Suchvolumen und wie umkämpft das Keyword ist.

https://neilpatel.com/de/ubersuggest/

Domain-Authority-Checker: Blogseite

Die Domain Authority ist zwar kein offizieller Rankingfaktor von Google. Aber dieser Wert gibt einen guten Eindruck dazu, welche Autorität eine ganze Website, aber auch einzelne Seiten (dann Page Authorit) haben. Je höher der Wert, desto gewichtiger ist die Website im Wettbewerb. Wer gute Suchmaschinenrankings erreichen woll, tut gut daran, seine Domain Authority zu stärken.

https://www.blogseite.com/domain-authority-check/

🧐

Analyse

Website-Analyse: Plausible

Viele Jahre habe ich Google Analytics genutzt. Genervt vom immer stärkeren Datenschutz-Problem habe ich mich nach einer Alternative umgeschaut. Plausible kostet ein paar Euro, ist dafür aber datenschutzkonform, sehr reduziert und einfach zu nutzen. Gerade für Selbständige, die nur die wesentlichen Zahlen brauchen, eine perfekte Lösung.

https://plausible.io/

Transparenz-Hinweis: Die Tools, die ich in Ihnen in diesem Beitrag vorstelle, empfehle ich alle aus eigener Erfahrung und aus Überzeugung. Ich bekomme dafür keine Vergütung oder andere Vergünstigungen. Lediglich beim Klick auf den Partnerlink von all-inkl.com bekomme ich im Falle einer Buchung eine Provision. Aber auch das hat keinen Einfluss auf meine Empfehlung.

Porträt Sascha Theobald – Sparringspartner für Positionierung

Autor: Sascha Theobald

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Ich unterstütze Selbständige dabei, sich klar zu positionieren. Damit sie in ihre Stärke finden, selbstbestimmt arbeiten und ihr Potenzial nutzen. Seit 20+ Jahren bin ich im Marketing unterwegs, seit 15+ Jahren selbständig.
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